Lösungen

Lösungen, die im Alltag laufen.

Was am Ende aus einer Idee entsteht: Automatisierte Geschäftsprozesse, die Aufgaben übernehmen, Abläufe vereinfachen und Mitarbeitern Arbeit abnehmen.
Je nach Aufgabe laufen sie selbstständig im Hintergrund oder werden als eigenes Modul in unserer zentralen Plattform, dem verumind Hub, nutzbar.

Hub-Modul

Manche Prozesse brauchen mehr als eine automatische Ausführung. Wenn Mitarbeiter Informationen eingeben, Vorgänge starten, Ergebnisse prüfen oder Entscheidungen treffen müssen, wird daraus ein eigenes Modul im verumind Hub.

Schematische Darstellung: Im verumind Hub prüft ein Mitarbeiter Vorgänge und gibt sie frei.verumind HubFreigebenFreigegeben

Einzellösung

Läuft im Hintergrund zwischen Ihren vorhandenen Programmen, ohne dass jemand ein weiteres Werkzeug öffnen muss. Sinnvoll, wenn der Ablauf klar ist und im Regelfall niemand eingreifen muss.

Schematische Darstellung: Eine Automatisierung läuft im Hintergrund zwischen E-Mail, ERP und Ablage.läuft im HintergrundE-MailERPAblage

Hub-ModulVertriebVerfügbar

Leadgenerierung

Das Modul recherchiert passende Unternehmen, reichert Ansprechpartner an und legt morgens eine bewertete Liste vor, statt einer Rohliste, die erst noch jemand durchsehen muss. Entstanden im Projekt mit HK Consulting und seither für weitere Unternehmen einsetzbar.

Was das Modul übernimmt:

  • Passende Unternehmen nach Ihren Kriterien recherchieren (Branche, Region, Größe)
  • Ansprechpartner und Kontaktdaten anreichern und auf Plausibilität prüfen
  • Leads nach Passgenauigkeit bewerten und priorisieren
  • Bekannte Kontakte und Dubletten automatisch ausschließen
  • Personalisierte Erstansprache vorbereiten, die Freigabe bleibt bei Ihnen
  • Übergabe in Ihr CRM, inklusive Quelle und Begründung der Bewertung
Lucas Kettelake, Geschäftsführender Gesellschafter der HK Consulting GmbH & Co. KG

Lucas Kettelake

Geschäftsführender Gesellschafter, HK Consulting GmbH & Co. KG
Dülmen, Nordrhein-Westfalen

Logo der HK Consulting GmbH & Co. KG

„Vorher hat unser Vertrieb die Informationen zu einem Unternehmen mühsam aus verschiedenen Quellen zusammengesucht […]. Heute liegt die Recherche bereits aufbereitet vor, inklusive Ansprechpartner und auf Wunsch mit einem individuellen Gesprächsleitfaden oder Mailentwurf […]. Unser Vertrieb kann damit dort einsteigen, wo es wirklich zählt: bei der eigentlichen Vertriebsarbeit und nicht schon bei der Recherche davor.“

Hub-ModulGeschäftsführung und ControllingIn Entwicklung

Unternehmenscockpit

Wie steht das Unternehmen gerade da? Die Antwort liegt meist verteilt in CRM, Projektliste, Zeiterfassung und Kontoauszug. Das Unternehmenscockpit führt diese Zahlen im verumind Hub zusammen und zeigt Vertrieb, Projekte, Ziele und Liquidität auf einen Blick, jeweils mit Verlauf und Vergleich zur Vorperiode. Für Geschäftsführung, Gesellschafter und Controlling, ohne dass vorher jemand Tabellen zusammenkopiert.

Geplanter Funktionsumfang:

  • Handlungsbedarf auf einen Blick: überfällige Abschlüsse, Verkaufschancen ohne nächsten Schritt, Projekte mit roter Ampel
  • Vertrieb von Lead bis Auftrag: Trichter, offener und gewichteter Pipeline-Wert, erwartete Abschlüsse je Monat
  • Projekte mit Zeitplan, Ampel und Budget als geleistet, abgerechnet und Rest
  • Finanzen mit Kontostand, Cash-Reichweite, Einnahmen und Ausgaben je Monat sowie Fixkosten
  • Ziele mit Soll bis heute, Entscheidungen mit Optionen und Frist, Wochenbericht für den Jour Fixe
  • Daten aus der Leadgenerierung im Hub, aus dem CRM (derzeit Pipedrive) und aus importierten Kontoumsätzen

Gestaltungsentwurf mit Beispieldaten, kein Produktivstand.

Hub-ModulAlle AbteilungenIn Entwicklung

KI-Assistent

Ein zentraler Chat im Hub, der als KI-Wissensdatenbank auf dem Wissen Ihres Unternehmens arbeitet statt auf dem halben Internet. Mitarbeiter fragen in normaler Sprache, die Antwort kommt mit Quelle aus Ihren eigenen Unterlagen. Statt vieler Einzelzugänge zu verschiedenen KI-Anbietern gibt es einen Ort mit denselben Rollen und Rechten wie im übrigen Hub.

Geplanter Funktionsumfang:

  • Fragen zu internen Dokumenten und Richtlinien in normaler Sprache
  • Antworten mit Quellenangabe aus Ihren eigenen Unterlagen
  • Dieselben Rollen und Zugriffsrechte wie im übrigen Hub
  • Vor dem Start wird schriftlich festgehalten, wo die Daten verarbeitet werden
Schematische Darstellung: Eine Frage im KI-Assistenten des verumind Hub wird in den eigenen Unterlagen gesucht und mit Quellenangabe beantwortet, mit denselben Rollen und Rechten wie im Hub.KIKI-AssistentRolle: VertriebWie ist die Freigabe vonReisekosten geregelt?Durchsucht Ihre UnterlagenRichtlinienHandbuchVerträgeRichtlinienFreigabe durch die Teamleitung,ab 500 € zusätzlich Geschäftsführung.Quelle: Reisekostenrichtlinie, S. 3Frage stellen …
Schematische Darstellung: Eine Frage im KI-Assistenten des verumind Hub wird in den eigenen Unterlagen gesucht und mit Quellenangabe beantwortet, mit denselben Rollen und Rechten wie im Hub.KIKI-AssistentRolle: VertriebWie ist die Freigabe vonReisekosten geregelt?Durchsucht Ihre UnterlagenRichtlinienHandbuchVerträgeRichtlinienFreigabe durch die Teamleitung,ab 500 € zusätzlich durch dieGeschäftsführung.Quelle: Reisekostenrichtlinie, S. 3Frage stellen …

Schematische Darstellung, kein Produktivstand.

Hub-ModulVertriebsführungAuf unserer Roadmap

Forecast-Coach

Für fast alles im Vertrieb gibt es Software. Für den Forecast-Call selbst gibt es keine. Forecast-Coach priorisiert die Pipeline, bevor das Gespräch beginnt, zeigt die Auffälligkeiten, nach denen sonst niemand sucht, und hält fest, was zugesagt wurde. Er ersetzt Ihr CRM nicht, er macht aus dessen Daten eine Gesprächsführung.

Geplanter Funktionsumfang:

  • Priorisierung nach Wert, Auffälligkeit und Nähe zum Close Date, bevor das erste Wort fällt
  • Widersprüche erkennen: mehrfach verschobene Close Dates, seit Wochen unveränderte Next Steps, halb gepflegtes MEDDPIC
  • Zwei Fenster, ein Gespräch: Ihr Team sieht die Fakten zur Opportunity, nicht Ihre Notizen
  • Zeitbudget je Account Manager, Restzeit und Zähler der offenen Punkte: Der Takt bleibt bei Ihnen
  • Zusagen festhalten: wer, was, bis wann, und beim nächsten Gespräch wieder auf dem Tisch
  • Mit CRM-Anbindung oder schlichtem Report-Export, ohne IT-Projekt

Gestaltungsentwurf, kein Produktivstand.

Hub-ModulBeratung und Professional ServiceAuf unserer Roadmap

Customer Excellence

Vom Workshop bis zur Rechnung: ein Arbeitsplatz statt zwölf. Der Bruch liegt nie im Werkzeug, sondern immer dazwischen: zwischen Workshop und Konzept, zwischen Konzept und Schätzung, zwischen Termin und abrechenbarer Stunde. Customer Excellence bündelt genau diese Übergänge und verbindet sie über eine einzige Projektnummer.

Geplanter Funktionsumfang:

  • Dashboard: Termine, Projekte mit Budget und Rest, Aufgaben des Tages und Lücken in der Zeiterfassung auf einen Blick
  • Workshops, die sich selbst protokollieren: Aus dem Transkript entsteht die Offene-Punkte-Liste, getrennt nach intern und extern
  • Konzept-Wizard, der auf Wunsch dem Lastenheft folgt und Ihre geprüften Textbausteine mit KI-Passagen kombiniert
  • Aufwandsschätzung aus Ihren eigenen Richtwerten: Sie setzen eigene Werte dagegen, das letzte Wort hat der Mensch
  • Schlanker Balkenplan mit Arbeitspaketen, Abhängigkeiten und Meilensteinen, inklusive Grafik für den Kunden
  • Kundenkommunikation aus dem Projekt heraus: Statusberichte, Change Requests und ein Eskalations-Assistent
  • Leistungsbeschreibungen, über die niemand diskutiert, kundentauglich formuliert aus Ihrer Notiz

Gestaltungsentwurf, kein Produktivstand.

EinzellösungVertrieb und Backoffice

Angebots- und Auftragslauf

Anfragen kommen per Mail, Formular oder Telefon und werden bis heute von Hand ins System übertragen. Eine Automatisierung im Hintergrund nimmt die Anfrage auf, prüft die Angaben, legt den Vorgang im vorhandenen Programm an und meldet sich, wenn etwas fehlt.

Was die Lösung übernimmt:

  • Anfragen aus Postfach und Formular erfassen
  • Angaben gegen die Stammdaten prüfen und Dubletten erkennen
  • Vorgang im vorhandenen ERP oder CRM anlegen
  • Rückmeldung an den zuständigen Mitarbeiter, wenn etwas unklar ist
Schematischer Ablauf: Anfragen aus E-Mail, Formular und Telefon werden gegen die Stammdaten geprüft und als Vorgang im ERP oder CRM angelegt; fehlt etwas, geht eine Rückfrage an den zuständigen Mitarbeiter.AUFTRAGSLAUFE-MailFormularTelefonPrüfunggegen StammdatenKunde erkanntKeine DubletteVollständigVorgang angelegtim ERP / CRMNr. 24-1087Rückfrage anZuständigenur wenn etwas fehlt
Schematischer Ablauf: Anfragen aus E-Mail, Formular und Telefon werden gegen die Stammdaten geprüft und als Vorgang im ERP oder CRM angelegt; fehlt etwas, geht eine Rückfrage an den zuständigen Mitarbeiter.AUFTRAGSLAUFE-MailFormularTelefonPrüfunggegen StammdatenKunde erkanntKeine DubletteVollständigVorgang angelegtim ERP / CRMNr. 24-1087Rückfrage an Zuständigenur wenn etwas fehlt

EinzellösungVerwaltungPartnerlösung

Dokumente und Eingangspost

Rechnungen, Lieferscheine und Verträge landen gesammelt in einem Postfach. Eine Automatisierung sortiert sie nach Art, liest die relevanten Felder aus und legt sie dort ab, wo sie hingehören. Was nicht eindeutig ist, geht an einen Menschen, statt still falsch abgelegt zu werden.

Was die Lösung übernimmt:

  • Eingehende Dokumente nach Art erkennen und zuordnen
  • Relevante Felder auslesen und in die Ablage übernehmen
  • Zweifelsfälle an einen Zuständigen geben, statt zu raten
  • Jeder Lauf bleibt protokolliert und nachvollziehbar

Diese Lösung beziehen wir über unseren spezialisierten Partner.

Schematischer Ablauf: Dokumente aus einem Postfach werden nach Art erkannt und Buchhaltung, Lager und Vertragsablage zugeordnet; Unklares geht an einen Zuständigen, jeder Schritt wird protokolliert.POSTEINGANGPostfachAlleszugeordnetRechnung→ BuchhaltungLieferschein→ LagerVertrag→ VertragsablageUnklar→ an ZuständigenPROTOKOLL08:14Rechnung · Betrag, Datum, Lieferant übernommen08:14Lieferschein · dem Wareneingang zugeordnet08:15Vertrag · in der Vertragsablage abgelegt08:15Unklar · an Zuständigen übergeben, nicht geraten
Schematischer Ablauf: Dokumente aus einem Postfach werden nach Art erkannt und Buchhaltung, Lager und Vertragsablage zugeordnet; Unklares geht an einen Zuständigen, jeder Schritt wird protokolliert.POSTEINGANGPostfachAlles zugeordnetRechnung→ BuchhaltungLieferschein→ LagerVertrag→ VertragsablageUnklar→ an ZuständigenPROTOKOLL08:14Rechnung · Felder übernommen08:14Lieferschein · Lager08:15Vertrag · Vertragsablage08:15Unklar · an Zuständigen

Ihr Use-Case kann das nächste Modul werden.

Jedes Modul im verumind Hub ist aus einem Kundenprojekt entstanden, also aus einem realen Problem. Wenn Sie einen Prozess haben, der unnötig viel Zeit frisst, ist genau das der Anfang.