Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung mit KI
Kurz und ehrlich beantwortet: wie eine Zusammenarbeit mit verumind abläuft, was technisch nötig ist, wie wir mit Daten und KI umgehen und womit Sie bei Kosten und Dauer rechnen können.
Zusammenarbeit und Ablauf
Wir arbeiten mit kleinen und mittleren Unternehmen, in denen Abläufe über Jahre gewachsen sind und heute zu viel manuelle Zeit kosten. Entscheidend ist nicht die Branche, sondern ob es wiederkehrende Prozesse gibt: im Vertrieb, in der Buchhaltung, im Kundenservice oder in der internen Organisation.
Am Anfang steht das kostenlose Erstgespräch. Passt es, folgt die Prozessanalyse: Wir nehmen Ihre Abläufe auf und bewerten, wo sich Automatisierung lohnt. Im Workshop wählen wir gemeinsam den Lösungsweg und halten ihn in einem Grobkonzept mit Aufwandsschätzung fest. Danach setzen wir um, beginnend mit dem größten Hebel, und begleiten die Workflows im laufenden Betrieb. Die einzelnen Bausteine beschreiben wir ausführlich unter Leistungen.
Wir hören zu. Sie beschreiben, was im Alltag Zeit kostet, und wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie sich das automatisieren ließe. Kein Pitch, keine Präsentation, kein Angebot, das Sie unterschreiben müssen. Am Ende wissen Sie, ob eine Zusammenarbeit sinnvoll wäre.
Nein. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Auch nach der Prozessanalyse und nach dem Workshop entscheiden Sie frei, ob wir umsetzen.
Genau das klären wir gemeinsam, und zwar ehrlich. Lohnt sich Automatisierung nicht, sagen wir Ihnen das auch. Eine erste Orientierung gibt unsere Checkliste: Welche Prozesse lohnt es sich zu automatisieren?
In der Regel innerhalb von 24 Stunden. Sie erreichen uns über das Kontaktformular, per E-Mail an anfrage@verumind.de oder telefonisch unter +49 741 206 780 90.
Technik und Systeme
Nein. Wir arbeiten in Ihren vorhandenen Systemen. Kein Umbau, kein Wechsel. Der Workflow verbindet das, was bereits da ist: Microsoft 365, Ihr CRM, Ihre Buchhaltungssoftware oder andere Tools.
Nein. Sie müssen nicht wissen, was ein Webhook ist oder wie eine API funktioniert. Es reicht, wenn Sie uns Ihren Prozess beschreiben können. Analyse, Umsetzung und Betrieb übernehmen wir. Von Ihrer Seite braucht es die Menschen, die den Ablauf täglich bearbeiten.
Der verumind Hub ist die zentrale Plattform für Ihre KI-Automatisierungen und für die KI-Werkzeuge, mit denen Ihr Team arbeitet. Er läuft im Browser und arbeitet mit Ihren bestehenden Programmen. Nicht jede Automatisierung braucht ein Modul: Viele Abläufe laufen still im Hintergrund. Ein Modul lohnt sich, sobald Menschen steuern, freigeben oder nachsehen sollen. Mehr dazu auf der Seite verumind Hub.
Wir überwachen alle Automatisierungen nach dem Go-live und beheben Probleme. Bekommt ein System ein Update oder ändert sich Ihr Prozess, passen wir den Workflow an. Das ist Teil der laufenden Betreuung, mit einem festen Ansprechpartner für Betrieb und Weiterentwicklung.
Datenschutz und KI
Datenschutz ist bei Automatisierung kein Nachgedanke, sondern Teil der Planung. Wir arbeiten bevorzugt in Ihrer bestehenden Systemumgebung, halten Datenflüsse nachvollziehbar und setzen KI so ein, dass klar bleibt, welche Daten wohin gehen. Wo personenbezogene Daten verarbeitet werden, klären wir die datenschutzrechtliche Grundlage vor dem Start gemeinsam, bei Bedarf mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Hintergründe lesen Sie im Beitrag DSGVO-konforme KI im Mittelstand.
Nein. KI trifft bei uns keine Entscheidungen im Verborgenen. Jeder Workflow ist dokumentiert und nachvollziehbar, und an den Stellen, wo es darauf ankommt, bleibt die Freigabe bei Ihrem Team. KI übernimmt das Vorbereiten und Strukturieren, die Kontrolle bleibt bei Ihnen.
Dort, wo sie einen echten Vorteil bringt: beim Lesen unstrukturierter Dokumente und E-Mails, beim Bewerten von Informationen oder beim Formulieren von Textentwürfen. Regelbasiert bleibt, was regelbasiert besser funktioniert. Welche Modelle zum Einsatz kommen, entscheiden wir pro Anwendungsfall und halten es zusammen mit den Datenschutzanforderungen schriftlich fest. Den Unterschied erklären wir im Beitrag KI vs. klassische Automatisierung.
Im verumind Hub gehört jedes Modul zu einer Abteilung. Zugriffsrechte werden pro Rolle vergeben, sodass Ihr Team nur die Abläufe sieht, für die es zuständig ist.
Kosten und Dauer
Das Erstgespräch ist kostenlos. Die strukturierte Prozessanalyse mit Dokumentation und Bewertung der Automatisierungspotenziale ist ein eigenständiges, bezahltes Projekt mit festem Umfang und klarem Preis. Beides klären wir im Gespräch auf Basis Ihrer Situation. Zur Umsetzung verpflichtet Sie die Analyse nicht.
Das hängt vom Umfang ab. Auf Basis des Grobkonzepts erhalten Sie ein transparentes Angebot mit Aufwand und Nutzen, ohne versteckte Kosten. Welche Faktoren die Kosten bestimmen, lesen Sie im Beitrag Was kostet Prozessautomatisierung wirklich?
Nach der Prozessanalyse beginnen wir mit dem Prozess, der den größten Hebel hat. Einfache, gut dokumentierte Workflows sind in 3 bis 5 Wochen produktiv. Komplexere Abläufe, die mehrere Systeme verbinden, dauern 6 bis 10 Wochen. Eine belastbare Aufwandsschätzung mit Zeitplan für Ihr Vorhaben enthält das Grobkonzept, bevor Sie sich für die Umsetzung entscheiden.
Ja. Entscheidend ist nicht die Firmengröße, sondern wie viel wiederkehrende Handarbeit anfällt. Oft rechnen sich schon einzelne Abläufe innerhalb weniger Wochen.
Welcher Prozess kostet Sie gerade am meisten Zeit?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, was sich bei Ihnen zu automatisieren lohnt: ehrlich, unverbindlich und ohne Pitch.
