Rechnungen prüfen, Daten abtippen, Kostenstelle zuordnen, zur Freigabe weiterleiten: In vielen mittelständischen Unternehmen ist der Rechnungseingang ein Dauerbrenner an Handarbeit. Mit der E-Rechnungspflicht hat sich die Ausgangslage geändert. Dieser Ratgeber ordnet ein, was gesetzlich gilt, wo klassische Automatisierung genügt und wo KI einen echten Mehrwert bringt.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie Ihre konkrete Situation mit Ihrer Steuerberatung.
Was bei der E-Rechnung gilt
Nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht, mit Übergangsfristen für die Rechnungsstellung. Entscheidend sind drei Punkte:
- Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt zunächst ein E-Mail-Postfach, spezielle Software ist nicht vorgeschrieben.
- Ausstellung: Bis zum 31. Dezember 2026 sind Papierrechnungen und andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig. Für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz gilt die Pflicht zur Ausstellung ab 2027, für alle übrigen B2B-Unternehmen ab 2028.
- Format: Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahmen bei einzelnen Profilen). Ein einfaches PDF zählt nicht mehr als E-Rechnung.
Außerdem müssen E-Rechnungen im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden. Die genauen Anforderungen und Ausnahmen (zum Beispiel Kleinbetragsrechnungen oder Umsätze an Privatpersonen) sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.
Was E-Rechnungen für die Automatisierung ändern
Eine strukturierte E-Rechnung enthält ihre Daten maschinenlesbar: Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Zahlungsziel, Lieferant. Das Abtippen entfällt, und das Auslesen per Texterkennung wird für diese Rechnungen überflüssig. Für den Rechnungseingang bedeutet das: Der Teil „Daten erfassen“ lässt sich bei E-Rechnungen mit klassischer, regelbasierter Automatisierung zuverlässig lösen, ohne KI.
Wie sich beide Ansätze grundsätzlich unterscheiden, erklärt unser Beitrag KI vs. klassische Automatisierung.
Wo KI im Rechnungseingang trotzdem hilft
Der Rechnungsprozess endet nicht beim Auslesen der Daten. Mehrere Schritte sind weniger eindeutig, und hier kann KI unterstützen:
Rechnungen ohne strukturiertes Format
Auch nach der Pflicht erreichen Sie weiterhin PDFs und Scans, etwa aus dem Ausland, von Kleinbetrieben oder im Rahmen der Übergangsfristen. KI-gestützte Dokumentenerkennung kann solche Rechnungen in strukturierte Daten überführen. Die Trefferquote hängt von Layout und Qualität ab, daher sollten Auffälligkeiten geprüft werden.
Zuordnung und Kontierungsvorschläge
Zu welcher Bestellung, Kostenstelle oder zu welchem Konto gehört eine Rechnung? Wo der Lieferant sich wiederholt, genügen feste Regeln. Bei wechselnden Lieferanten und freien Positionsbeschreibungen kann KI Vorschläge machen, die ein Mensch bestätigt.
Plausibilitätsprüfung und Abweichungen
Weicht der Betrag von der Bestellung ab? Taucht die Rechnung doppelt auf? Regeln fangen bekannte Fälle ab, KI kann zusätzlich Auffälligkeiten markieren, die nicht in ein festes Raster passen.
Entscheidungshilfe: Regeln, KI oder beides?
| Situation | Passender Ansatz |
|---|---|
| Rechnungen kommen überwiegend als XRechnung oder ZUGFeRD | Regelbasierte Automatisierung, KI nur punktuell |
| Viele PDFs und Scans mit wechselnden Layouts | KI-Dokumentenerkennung mit Prüfschritt |
| Wiederkehrende Lieferanten, klare Bestellbezüge | Feste Regeln und Abgleich |
| Freitext-Positionen, unklare Kontierung | KI-Vorschlag mit menschlicher Freigabe |
| Hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit | Regeln als Rückgrat, KI nur als Assistenz |
In der Praxis ist die Kombination oft am stärksten: Regeln für alles, was eindeutig ist, KI für das, was Interpretation erfordert, und ein Mensch für die Freigabe.
Datenschutz und Kontrolle nicht vergessen
Rechnungen enthalten personenbezogene Daten, etwa Ansprechpartner oder Einzelunternehmer als Lieferanten. Setzen Sie externe KI-Dienste ein, benötigen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Klarheit über Speicherort und Datennutzung. Worauf Sie dabei achten sollten, lesen Sie in unserem Beitrag zum Auftragsverarbeitungsvertrag mit KI-Anbietern und im Leitfaden zu DSGVO-konformer KI im Mittelstand.
Mindestens ebenso wichtig: Zahlungsfreigaben sollten nicht vollautomatisch durch eine KI erfolgen. Ein Vier-Augen-Prinzip an der richtigen Stelle ist eine einfache und wirksame Absicherung.
So starten Sie pragmatisch
- Bestandsaufnahme: Wie viele Rechnungen kommen monatlich, in welchen Formaten und über welche Kanäle?
- Empfang sicherstellen: Ein definierter Eingangskanal für E-Rechnungen und eine revisionssichere Ablage.
- Standardfälle automatisieren: Auslesen, Abgleich und Weiterleitung zur Freigabe.
- KI gezielt ergänzen: Dort, wo Regeln an Grenzen stoßen, mit klarer Prüfung durch Menschen.
- Messen und nachschärfen: Fehlerquote und Durchlaufzeit beobachten.
Ob sich Ihr Rechnungsprozess für Automatisierung eignet, prüfen Sie mit unserer Checkliste: Welche Prozesse lohnt es sich zu automatisieren?. Eine Einordnung zu den Kosten finden Sie unter Was kostet Prozessautomatisierung wirklich?
Fazit
Die E-Rechnung nimmt der Automatisierung viel Arbeit ab, ersetzt aber keine Prozessgestaltung. Wer jetzt Eingang, Prüfung und Freigabe sauber aufsetzt, ist für die Ausstellungspflichten ab 2027 und 2028 besser vorbereitet. KI ergänzt dort, wo Rechnungen und Entscheidungen weniger eindeutig sind.
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